Verwerking van persoonsgegevens van werknemers

ALGEMEEN

Vzw IN-Z respecteert uw privacy

Vzw IN-Z hecht veel belang aan uw privacy en wenst persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe IN-Z gegevens over u verwerkt, met welk doel en de duur van de verwerking. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarin zorgvuldig om met persoonsgegevens. Vzw IN-Z houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wat zijn persoonsgegevens en wat wordt verstaan onder verwerking van persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is iedere informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Deze kan direct of indirect worden geïdentificeerd aan de hand van gegevens. Het kan gaan om de naam van deze persoon, een geboortedatum, een foto, een telefoonnummer, een code, een wachtwoord, een polisnummer, een link met een bedrijf of andere personen, een emailadres, verblijfsgegevens, origine, …

WELKE GEGEVENS WORDEN VERWERKT, MET WELK DOEL EN VOOR WELKE TIJD?

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Om de loonadministratie in orde te maken, de personeelsorganisatie mogelijk te maken en medewerkers te begeleiden en te evalueren, verwerkt IN-Z een aantal gegevens van medewerkers.

Het betreft volgende gegevens:

  • Naam, voornaam, adres, geboortedatum en –plaats, nationaliteit, herkomst, opleiding, burgerlijke staat, rijksregisternummer
  • Bankrekeningnummer
  • Contactgegevens: emailadres, telefoon/gsm-nummer
  • Gegevens betreffende de gezondheid van de werknemer in het kader van preventie en welzijn op het werk en/of de evaluatie van de werkmogelijkheden van de werknemer
  • Persoonlijk dossier van de werknemer: functiebeschrijving, aan- en afwezigheden, evaluaties, verslagen van individuele gesprekken, documenten m.b.t. de sollicitatie,…

Wat is het doel van de verwerking van de gegevens?

Deze gegevens worden gebruikt om de arbeidsovereenkomst en alle verplichtingen (wettelijk en contractueel) die hieraan gebonden zijn, uit te voeren. Ook dienen deze om het gezag als werkgever uit te oefenen, namelijk voor volgende doeleinden:

  • Contact kunnen opnemen en verzorgen van de communicatie
  • Het opvolgen en evalueren van de planning van de dienstverlening, de opvolging van het werk en de prestaties van de werknemer
  • Het plannen van opleidingen en de loopbaan van de werknemer
  • Het mogelijk maken van de planning van het werk, de opvolging van het werk en controle van de prestaties
  • Het maken van studies, statistieken en jaarverslagen
  • Het bekomen van subsidies van de overheid

De werknemer deelt de gegevens mee bij indiensttreding bij vzw IN-Z zodat de werkgever de sociale wetgeving en de contractuele verplichtingen correct kan toepassen. Indien de werknemer niet akkoord gaat met het meedelen en/of verwerken van voornoemde gegevens, kan het zijn dat de arbeidsovereenkomst niet kan ingaan of verdergezet worden aangezien de wettelijke, reglementaire en contractuele verplichtingen van de werkgever niet uitgevoerd kunnen worden.  

Dit is echter niet van toepassing voor beeldmateriaal: voor de verwerking hiervan, moet de werknemer schriftelijk toestemming geven aan de werkgever. Het staat de werknemer vrij deze toestemming te geven, te weigeren of naderhand in te trekken.

De werknemer is verplicht elke wijziging van zijn meegedeelde persoonsgegevens schriftelijk, spontaan en zonder uitstel mee te delen aan vzw IN-Z.

UW RECHTEN ALS UW PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERWERKT

Welke zijn uw rechten wanneer vzw IN-Z uw persoonsgegevens verwerkt?

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt, beschikt desbetreffende persoon over de volgende rechten:

  • Het recht op toegang tot de persoonsgegevens die worden verwerkt door IN-Z. De werknemer kan een kopie van de gegevens opvragen.
  • Schriftelijk de verbetering of aanvulling eisen van foutieve gegevens die zouden verwerkt zijn.
  • Schriftelijk het wissen van de persoonsgegevens vragen die op hem betrekking hebben.
  • Schriftelijk terugkomen op een gegeven toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens (al dan niet verband houdend met een bijzondere situatie). Echter zoals reeds voorgaand werd benoemd, kan dergelijke intrekking van toestemming evenwel gevolgen hebben voor de invoering of verderzetting van de arbeidsovereenkomst – tenzij het toestemming betreft rond het gebruik van beeldmateriaal of direct marketing.
  • Eisen dat er een rechtstreekse overdracht plaatsvindt tussen IN-Z en een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Hoe kan u deze rechten uitoefenen?

U kan vzw IN-Z steeds aanspreken indien u uw rechten wil uitoefenen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit kan op volgende manieren:

  • Via een email ter attentie van: info@in-z.be
  • Via een gedateerd en ondertekend schrijven ter attentie van: vzw IN-Z, t.a.v. functionaris gegevensbescherming, Schaapsdries 2 – 3600 Genk

IN-Z vraagt dat indien u toegang wenst tot uw persoonsgegevens of indien u deze wenst te wijzigen, u zo duidelijk en specifiek mogelijk bent. Vzw IN-Z moet u uiteraard op correcte wijze kunnen identificeren om er zeker van te zijn dat het niet iemand anders is die uw rechten uitoefent. U dient bijgevolg uw identiteit te bewijzen aan de hand van uw identiteitskaart.

IN-Z VERKOOPT / EXPLOITEERT PERSOONSGEGEVENS NIET COMMERCIEEL VIA DERDEN

Vzw IN-Z zal uw persoonsgegevens niet verkopen of verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden. Het delen van deze gegevens met derden zal enkel gebeuren zoals in deze privacyverklaring is beschreven voor het uitvoeren van de verplichtingen van de arbeidsovereenkomst of tenzij dit wettelijk verplicht is.

Wij delen geen persoonsgegevens met derden waarmee wij geen verwerkersovereenkomst hebben gesloten.  In dergelijke verwerkingsovereenkomsten worden de nodige afspraken gemaakt rond het waarborgen van de veiligheid van uw persoonsgegevens.

Wij verwerken enkel gegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien hiervoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijk vertegenwoordiger van de minderjarige.

UITWISSELEN VAN PERSOONSGEVENS BINNEN IN-Z

Uw persoonsgegevens worden binnen vzw IN-Z verwerkt voor voornoemde doeleinden. IN-Z ziet erop toe dat hierbij steeds de Europese normen van gegevensbescherming op persoonsgegevens wordt toegepast. Hierbij wordt tevens de privacy van minderjarigen beschermd.

BEWAARTERMIJN

Vzw IN-Z bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Dit houdt in dat sollicitantengegevens niet langer dan één jaar bewaard worden. Persoonsgegevens van medewerkers worden tot maximaal 5 jaar na het laatste gebruik bijgehouden.

BEVEILIGING

Vzw IN-Z verbindt zich ertoe adequate maatregelen te nemen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens IN-Z van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
  • Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • Wij pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en dienen getroffen maatregelen hieromtrent strikt op te volgen.

WIJZIGING PRIVACYVERKLARING

Vzw IN-Z kan de privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen wij een aankondiging doen op onze website.

De laatste wijziging gebeurde op 25 mei 2018.

Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een email via info@in-z.be indien u deze wilt raadplegen.